Planst Du deine Termine, To-Dos, Aufgaben und Projekte lieber auf Papier oder digital?

Wie und wo machst du dir Notizen?

Bei diesem Thema scheiden sich die Geister.

Bei meinen Umfragen auf Instagram geben meist mehr als 60 Prozent meiner Abonnent*innen an, viel lieber auf Papier zu planen. Viele verwenden beides, Papier und digitale Tools, aber nur ganz wenige geben an, ausschliesslich mit digitalen Mitteln zu planen und Notizen zu machen.

Ich selbst gehöre zur zweiten Gruppe. Ich plane fast alles auf Papier, nutze aber trotzdem parallel den Outlook-Kalender für meine Termine und halte hin und wieder Notizen in einer Smartphone-App fest.

Den Löwenanteil mache ich jedoch auf dem Papier und bin damit immer bestens gefahren. Ich habe aus Neugier schon viele digitale Planungstools ausprobiert (z.B. Trello, Mindmeister, Notion, Evernote), bin aber am Ende immer wieder bei meinen Notizbüchern und Papier-Planern gelandet.

Unser Gehirn liebt Papier und Stift, wie viele Studien eindeutig belegen.

Das Planen und Notieren auf Papier funktioniert didaktisch viel besser als auf elektronischem Weg. Informationen werden beim Schreiben mit dem Stift auf Papier komplexer und nachhaltiger verarbeitet. 

Dadurch können wir uns diese Dinge besser merken und verinnerlichen sie umfassender und auf einer anderen Ebene als beim Tippen auf einer Tastatur. Das hilft zum Beispiel beim Lernen, bei kreativen Prozessen oder dem Lösen von Problemen.

Natürlich hat das digitale Planen ebenfalls gewisse Vorteile. Aus meiner Sicht sind das vor allem:

• Die Synchronisierbarkeit (man hat seine Notizen und Termine via Cloud-Speicher auf all seinen Geräten)
• Die Umweltfreundlichkeit, da man kein Papier benötigt
• Die Einsparung von Gewicht, wenn man unterwegs ist

Nun kommen wir aber zu den 6 wichtigsten Gründen, warum so viele Menschen dennoch das "altmodische" Arbeiten mit Papier bevorzugen.

Zusätzlich verrate ich dir, welche Hilfsmittel und Produkte ich dir für deine (Termin-) Planung, deine Notizen und das Management von Aufgaben, Projekten und To-Do's wärmstens empfehlen kann.

Ich habe schon sehr vieles ausprobiert und experimentiere auch weiterhin sehr gerne damit. Ich bin sozusagen ein echtes "Notizbuch-Opfer" (O-Ton meines Partners 😉), weil ich nur sehr schwer an schönen Notizbüchern, Agenden oder Planern vorbeigehen kann.

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Wer schon einmal Aufgaben auf einer To-Do-Liste abgehakt hat, weiss, wie befriedigend sich das anfühlt. Da kann (meiner Meinung nach) keine digitale Liste mithalten. Das motiviert gleichzeitig dazu, noch weitere Aufgaben zu erledigen. Ich gestehe: Manchmal schreibe ich sogar nachträglich Punkte auf die Liste, die ich schon erledigt habe, einfach, um dann ein Häkchen machen zu können (mein innerer Monk lässt herzlich grüssen 😉).

Wer sich eine physische Aufgabenliste schreibt, der ist schon allein durch diesen schriftlichen Prozess, der ja einen gewissen Aufwand, Konzentration und Fokus erfordert, motivierter, seine Ziele dann auch wirklich zu erreichen.

Man kann seine Papier-Planer und -Listen ganz individuell für seine Zwecke gestalten, kleine Zeichnungen hinzufügen, Dinge hervorheben, unterstreichen oder Bemerkungen dazuschreiben. Das gleiche gilt natürlich nicht nur für Check- oder To-To-Listen, sondern auch für alle physischen Agenden, Kalender oder Planer-Vorlagen.

Die grösstmögliche Freiheit bei der Gestaltung hat man mit einem Bullet-Journal (Produkt-Empfehlungen siehe weiter unten), welches man in Inhalt und Gestaltung von A bis Z an seine persönlichen Bedürfnisse anpassen kann und dabei seiner Kreativität freien Lauf lassen kann. Bullet-Journale dienen oft gleichzeitig als Kalender, Notizbuch, Checkliste, Habit-Tracker und vieles mehr. Dieses Hobby ist in den letzten Jahren immer beliebter geworden, denn es ist ein Ventil für Kreativität und steht für ein Stück Individualität und Wertschätzung fürs Detail in einer mehr und mehr genormten Welt. 

In einem weitgehend technisierten Umfeld steht das Planen auf Papier auch für eine greifbare Verbindung zur realen Welt. Man hat "etwas in der Hand".

Wenn du ähnlich tickst wie ich und viele andere leidenschaftliche "Papierplaner*innen", dann weisst du auch solche Dinge wie schöne Stifte, hübsche Etiketten und individuelle Farbgestaltung z.B. mit Textmarkern oder Washi-Tape zu schätzen. 

Zudem ist das Schreiben mit echten Stiften ein sensorisches Erlebnis und man prägt sich das Geschriebene gleichzeitig besser ein.

Mit einem Kalender oder Notizbuch aus Papier bist du nicht abhängig von Akku oder Strom-Verfügbarkeit, denn es "funktioniert" einfach immer und überall.

Es gibt für so gut wie jedes Bedürfnis das passende Produkt, was Inhalt, Aufteilung, Aufbau, Gestaltung oder Design angeht. Die Auswahl ist wirklich enorm und mit ein bisschen Suchen wirst du sicher Produkte finden, die genau deinem Geschmack und deinen Anforderungen entsprechen.

Wenn du eine flexible All-In-One-Lösung suchst, dann kannst du zum Beispiel einen Kalender mit Planungs-Einlagen verwenden (bekanntestes Beispiel sind die Produkte der Marke Filofax). Durch die offene Ringbindung der Kalender kannst du alle Arten von Einlagen verwenden und sie nach Bedarf einfügen oder austauschen und genau das auswählen, was perfekt zu deiner Art der Planung passt. Du kannst dein System auch jederzeit umstellen oder neuen Anforderungen anpassen.

"Pling ..., summ ..., ding ..." Kennst du das? Dein Smartphone reisst dich beim Arbeiten ständig aus der Konzentration und lenkt dich ab mit seinen Benachrichtigungen zu Mails, Terminen und Erinnerungen. Nicht selten führt das dazu, dass du nach dem Kontrollieren der Benachrichtigungen am Handy kleben bleibst und noch "schnell" Social Media checkst, den Messenger oder die News-App, und schon ist wieder eine halbe Stunde um und du hast durch diese elektronische "Fremdsteuerung" wieder mal wertvolle Zeit vergeudet.

Das passiert dir mit einer analogen Agenda nicht. Dort hast du in der Regel alle Termine und Aufgaben des Tages gesammelt auf ein oder zwei Seiten (Tagesplaner), die neben dir liegen und die du so ständig vor Augen hast, ohne erst das Smartphone oder das Tablet in die Hand nehmen zu müssen. Das gleiche gilt für analoge Wochenplaner, welche die Arbeitswoche kompakt auf einer Doppelseite darstellen und dir so das Gefühl von Kontrolle und gutem Überblick geben.

Die oben genannten Ablenkungen machen uns nicht nur unproduktiv, sondern sorgen für einen konstant hohen Stresslevel und verstärken bei einer vollen Agenda noch den Termindruck und lassen uns oft hektisch werden.

Das Aufschreiben von Aufgaben und To-Do's und das Eintragen von Terminen von Hand ist dagegen beruhigend und fast meditativ. Man kommt dabei runter und fühlt sich danach immer innerlich ruhiger und fokussierter als zuvor.

Wenn ich am Abend vorher oder am Morgen meine Termine und Aufgaben für den kommenden Tag mit Stift und Papier plane, werden ich innerlich ruhiger, verschaffe mir einen echten Überblick und kann einfacher priorisieren.

Bei Bedarf kann ich auch erstmal einen "Braindump" machen, also einfach erstmal alles unsortiert in ein Notizbuch oder auf ein Blatt Papier schreiben, was mir an Aufgaben und Gedanken zu einem Thema oder Projekt in den Sinn kommt und kann damit mein Gehirn entlasten und im nächsten Schritt dann Ordnung in die wilde Gedankenflut bringen. 

Dadurch habe ich weniger Stress und das gute Gefühl, nichts zu vergessen oder etwas krampfhaft im Kopf "festhalten" und koordinieren zu müssen. Dieses Vorgehen kann ich dir wirklich sehr empfehlen, gerade wenn du dich mal von der Menge an Aufgaben und Anforderungen überfordert fühlst.

Papier ist diskret und kann nicht durch Datenlecks verbreitet, absichtlich gehackt, weitergeleitet, veröffentlicht oder versehentlich gelöscht werden. Deshalb nutzen gerade Menschen, die mit sensiblen Daten und Informationen arbeiten, wie Therapeuten, Lehrer oder Geistliche die analoge Form der Planung.

In Zeiten vom Homeoffice und hohen Erreichbarkeitserwartungen in vielen Jobs wird es immer schwieriger, die Grenze zu ziehen zwischen Arbeit und Privatleben.

Wir hängen gefühlt rund um die Uhr am Smartphone oder Tablet und ich kenne viele, die ihren Laptop praktisch nie herunterfahren, auch nicht im "Feierabend".

Das Verwenden eines Papierplaners löst dieses Problem zwar nicht vollständig, aber es setzt dennoch Grenzen, reduziert Druck, vermindert Ängste und macht echte Offline-Zeit möglich, für alle die das möchten.

Selbst wenn wir abends das Handy zum Chatten und Scrollen benutzen, "springen" uns Termine, Notizen und To-Dos nicht ständig an und verhindern, dass wir wirklich abschalten. Sie sind stattdessen "gut versorgt" im analogen Planer oder Kalender, der abseits auf dem Schreibtisch liegt oder in der Tasche steckt und uns am Feierabend in Ruhe lässt, bei Bedarf jedoch trotzdem schnell zur Hand ist. Das hilft beim Loslassen und Entspannen.

Viele Planer und Agenden liegen in Form fest gebundener Bücher vor. Ich habe schon viele ausprobiert. Oft enthalten sie einen Coaching-Teil, mit dem man reflektieren und sich Ziele setzen kann. Diese sind oft sehr gut gemacht und helfen dabei, klarer zusehen, Ziele zu definieren und sich zu fokussieren.

Im Moment benutze ich solch einen gebundenen Planer von Klarheit (die "Light" - Version) für meine Termine und To-Do's. Das kann sich bei mir aber immer mal wieder ändern.

Wichtig für die Praktikabilität bei gebundenen Kalendern und Planern finde ich, dass ein oder mehrere Bändchen als Lesezeichen vorhanden sein sollten und die Bindung des Planers so flexibel ist, dass er aufgeschlagen liegen bleibt. 

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Die flexiblen Planer und ihre Vorteile habe ich ja oben schon erwähnt. Ich hatte schon verschiedene Produkte von Filofax in den Formaten A5 und A6 und war sehr zufrieden. Top ist einfach die hohe Flexibilität wegen der vielen verfügbaren Einlagen, die man nach Bedarf einfügen und austauschen kann. Man ist dadurch auch flexibel darin, wieviel man mit sich herumschleppt und kann das Gewicht minimieren, indem man z. B. nur die Terminkalender-Einlagen für 3 Monate verwendet und den Rest in einem separaten "Archiv"-Ringordner zuhause aufbewahrt.

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Eine sehr gute Möglichkeit, gerade wenn man vor allem von zuhause aus arbeitet, sind Tages- und Wochenplaner-Vorlagen zum Ausdrucken. Solche habe ich mal für mich selbst erstellt und inzwischen nutzen sie auch ganz viele meiner Kundinnen. Du findest sie in meinem Download-Bereich. Wer Papier sparen möchte, der laminiert einfach die Seiten und beschreibt sie mit einem wasserlöslichen Folien-Stift.

Auch die Vorteile eines Bullet Journals habe ich ja oben schon genannt: Man kann es komplett nach den eigenen Vorstellungen gestalten und es je nach Bedarf als Kalender, Notizbuch, Habit-Tracker, Skizzen-Buch, Listen-Sammlung etc. oder für alles zusammen verwenden. Das ist perfekt geeignet als kreatives Ventil und du kannst dich nach Lust und Laune mit Lettering, Stickern, Washi-Tape und schönen Stiften usw. austoben. Ich habe das jahrelang gemacht, aber seit einer Weile aus Zeitmangel damit aufgehört.

Denken mit der Hand: Notizbücher und leere Journale zum Reinschreiben gibt es in allen erdenklichen Varianten, Grössen, Farben und Designs und ohne meine Notizbücher wäre ich nur ein halber Mensch ;-). Die bekanntesten Marken für gute Notizbücher sind Moleskine und Leuchtturm, aber es gibt auch viele andere Möglichkeiten. Es gibt leere Notizbücher (die meisten haben die Grössen A5 oder A6) wahlweise liniert, blanko, kariert oder punktkariert oder eine Sonderform, das sogenannte "To-Do-Listen-Notizbuch" was innen formatiert ist für eine Mischung aus To-Do-Liste mit Priorisierung und Notizteil. Das ist super geeignet, wenn Du deine Terminplanung separat von deiner Aufgaben-Liste führst. Ich habe selbst einige solcher To-Do-Listen Notizbücher designt, die du über Amazon erwerben kannst.

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Vom Kopf aufs Papier: Es gibt noch eine Vielzahl anderer Möglichkeiten, wie du Dinge auf Papier planen, strukturieren und festhalten kannst, um produktiver und fokussierter zu sein und deine Ziele zu erreichen. 

Viele dieser Möglichkeiten findest du in meinem Download-Bereich, schau dich dort gerne mal um. Ich habe dort Vorlagen zum Ausdrucken zu den Themen Zeitmanagement, Routinen, Haushalt, Familie, Finanzen, Ordnung & Aufräumen und vieles mehr. Es kommen regelmässig neue Dokumente dazu. Hier nur ein paar Beispiele:

Eine tolle Erfindung sind die sogenannten Habit-Tracker oder Gewohnheits-Protokolle. Damit protokollierst du deine (neuen) guten Gewohnheiten (mehr Bewegung, bessere Ernährung, Aufräum- Routinen, Meditation, Lernen usw.), bis sie dir als feste Routine in Fleisch und Blut übergegangen sind. 

So machst du deine Erfolge sichtbar, bleibst motiviert und am Ball. In manchen der gebundenen Kalender findest du integrierte Habit-Tracker, im Bullet Journal kannst du sie dir selber zeichnen und in meinen Download-Bereich findest du 2 unterschiedliche Vorlagen dazu. Das sieht dann so aus:

Dankbarkeits-Tagebücher gehören genauso wie Glücks-Tagebücher zwar nicht zu den eigentlichen Planungstools, aber ich möchte sie hier trotzdem erwähnen, denn sie machen die Sache rund und tragen viel zu innerer Zufriedenheit, Wachstum und Klarheit bei, was dir wiederum beim Planen und Ziele setzen helfen wird. 

Jeden Tag ganz bewusst 3 oder mehr Dinge aufzuschreiben, für die du dankbar bist, fördert ein positives Mindset und innere Zufriedenheit und lässt uns wertschätzen, was wir haben.

Auch hier liegt die Magie im Aufschreiben, denn sie potenziert in unserem Gehirn die Wirkung. 

Es gibt spezielle Dankbarkeits-Tagebücher, die nur diesem Zweck dienen und die du z.B. auf deinen Nachttisch legen kannst und entweder im Rahmen deiner Morgen- oder Abendroutine reinschreibst. Eine andere Möglichkeit ist, dies im Bullet-Journal oder einem leeren Notizbuch aufzuschreiben. Auch viele der gebundenen Planer haben Bereiche, wo du eintragen kannst, wofür du am jeweiligen Tag besonders dankbar warst. 

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Mit dem Mini-Aufgaben-Kalender schaffst du es trotz Zeitmangel⌛ und innerem Schweinehund🐽, Schritt für Schritt und auf Dauer dieses Ziel stressfrei zu erreichen, indem du regelmässig kleine, motivierende Aufgaben erledigst, die in wirklich jeden Zeitplan passen.